BHCC档案:指南
Access
档案资料可以预约使用，并在馆员的监督下，于正常工作时间内在图书馆指定区域使用.
目前没有受雇于BHCC或其他附属机构的访客需要图书馆馆长签署的许可. 他们可能需要在访问前提交一封请求信，并提供图书馆主任的肯定答复，作为访问BHCC档案材料的手段.
所有访客必须在BHCC档案访客登记簿上签名，并准备好在图书管理员要求时出示有效身份证件. 图书馆保存访客登记簿以作使用和其他统计用途，并根据图书馆用户保密规则予以保护.
受过训练的图书馆职员会协助访客使用搜寻辅助工具(例如.e. 数据库和索引)识别和定位档案材料. 参观人士在使用资料馆资料时，必须遵守保存指引.
BHCC摄影作品集
档案馆保存了一些精选的照片和幻灯片，记录了学院的工作人员, students, 校园生活, 和事件. 目前的照片收藏代表了大学和皇冠官方APP下载的片段，并正在开发中.
BHCC通讯部, 在可能的情况下, 会提供附有注解的学院活动照片吗, 应该包括日期, 姓名和地点. 例行的电话将会发出，以鼓励对回顾和当前的大学照片收集的贡献.
BHCC档案特别收藏
档案馆目前有一个特别收藏. 这个系列是Harold E. Shively特别系列, 包括与皇冠官网app创始校长有关的文物和文件.
收集指南
皇冠官网app档案是学院历史记录的官方资料库.
档案记录被定义为那些对学院社区具有持久历史价值并支持学院档案使命的记录, 因此被永久保存和, 只要有可能, 供研究之用.
档案收藏发展指南适用于大学各院系, 作为确定纳入BHCC档案的适当材料的标准.
BHCC通信部门及其机构有效性办公室同意与图书馆合作，审查和鼓励档案提交，并确保所有符合条件的大学出版物定期包括在BHCC档案收藏中. 印有BHCC标志的出版物是档案收藏的强制性部分.
Copyright
一般版权法适用于个人拥有的出版物, 公共记录项目可以在支付合理费用后复制.
遵循既定的版权法规, 训练有素的图书馆员将协助访客复印和/或扫描档案资料.
确定您的记录是否具有永久存档价值
在你开始将记录转移到BHCC档案之前, 您需要确保Archives是它们的正确目的地. 有些记录对个别部门具有永久的价值, offices, 或者个人, 但可能不会被认定为对档案馆具有永久价值.
对学院具有永久历史和档案价值的记录包括但不限于:
- 总统办公室的主要文件-政策声明, reports, 对应, 业务文件, speeches, 和备忘录.
- 理事会文件-备忘录、报告、章程、信函、会议记录和议程.
- 所有官方学院出版物-目录, 报纸, 文学杂志, 时事通讯, brochures, posters, programs, 和明信片.
- 教师和校友出版物，论文，休假报告.
- 教职员和学生组织记录:会议记录、出版物、照片.
- 教职员出版的书籍.
- 由学院制作的影片、录音、磁带、照片或印刷品.
- 从行政和学术办公室选择记录-自学报告, 政策及规划文件.
- NEASC支持文件.
保存行政管理的记录, fiscal, 或者法律价值, 但这不属于档案馆的职权范围, 会留在创造的办公室或部门吗, 根据联邦和州的规定，必须保留或丢弃.
州法规概述在马萨诸塞州全州记录保留时间表. 请参阅本指南的记录管理部分. 如果你有你认为可能具有持久历史价值的材料, 但这不符合上面的列表, 请联系档案馆的工作人员讨论材料.
请致电617-228-2213或通过以下电子邮件与图书馆联系 BHCCLibrary@bhcc.edu 查看BHCC保留时间表文档以获取更多信息.
例外情况及政策修订
本馆保留最终决定是否将资料纳入本馆的权利，并可随时修改馆藏发展指南.
Ownership
为BHCC制作和由BHCC制作的记录被法律视为公共记录. 马萨诸塞州公共记录法规定，任何人都有权获取公共信息. (豁免申请. 另见马萨诸塞州普通法法规第27、36条.)
将记录移送档案馆的程序
BHCC档案:指南
Access
档案资料可以预约使用，并在馆员的监督下，于正常工作时间内在图书馆指定区域使用.
目前没有受雇于BHCC或其他附属机构的访客需要图书馆馆长签署的许可. 他们可能需要在访问前提交一封请求信，并提供图书馆主任的肯定答复，作为访问BHCC档案材料的手段.
所有访客必须在BHCC档案访客登记簿上签名，并准备好在图书管理员要求时出示有效身份证件. 图书馆保存访客登记簿以作使用和其他统计用途，并根据图书馆用户保密规则予以保护.
受过训练的图书馆职员会协助访客使用搜寻辅助工具(例如.e. 数据库和索引)识别和定位档案材料. 参观人士在使用资料馆资料时，必须遵守保存指引.
BHCC摄影作品集
档案馆保存了一些精选的照片和幻灯片，记录了学院的工作人员, students, 校园生活, 和事件. 目前的照片收藏代表了大学和皇冠官方APP下载的片段，并正在开发中.
BHCC通讯部, 在可能的情况下, 会提供附有注解的学院活动照片吗, 应该包括日期, 姓名和地点. 例行的电话将会发出，以鼓励对回顾和当前的大学照片收集的贡献.
BHCC档案特别收藏
档案馆目前有一个特别收藏. 这个系列是Harold E. Shively特别系列, 包括与皇冠官网app创始校长有关的文物和文件.
为记录包括在这些集合的详细清单，请参阅BHCC档案索引
收集指南
皇冠官网app档案是学院历史记录的官方资料库.
档案记录被定义为那些对学院社区具有持久历史价值并支持学院档案使命的记录, 因此被永久保存和, 只要有可能, 供研究之用.
档案收藏发展指南适用于大学各院系, 作为确定纳入BHCC档案的适当材料的标准.
BHCC通信部门及其机构有效性办公室同意与图书馆合作，审查和鼓励档案提交，并确保所有符合条件的大学出版物定期包括在BHCC档案收藏中. 印有BHCC标志的出版物是档案收藏的强制性部分.
Copyright
一般版权法适用于个人拥有的出版物, 公共记录项目可以在支付合理费用后复制.
遵循既定的版权法规, 训练有素的图书馆员将协助访客复印和/或扫描档案资料.
确定您的记录是否具有永久存档价值
在你开始将记录转移到BHCC档案之前, 您需要确保Archives是它们的正确目的地. 有些记录对个别部门具有永久的价值, offices, 或者个人, 但可能不会被认定为对档案馆具有永久价值.
对学院具有永久历史和档案价值的记录包括但不限于:
- 总统办公室的主要文件-政策声明, reports, 对应, 业务文件, speeches, 和备忘录.
- 理事会文件-备忘录、报告、章程、信函、会议记录和议程.
- 所有官方学院出版物-目录, 报纸, 文学杂志, 时事通讯, brochures, posters, programs, 和明信片.
- 教师和校友出版物，论文，休假报告.
- 教职员和学生组织记录:会议记录、出版物、照片.
- 教职员出版的书籍.
- 由学院制作的影片、录音、磁带、照片或印刷品.
- 从行政和学术办公室选择记录-自学报告, 政策及规划文件.
- NEASC支持文件.
保存行政管理的记录, fiscal, 或者法律价值, 但这不属于档案馆的职权范围, 会留在创造的办公室或部门吗, 根据联邦和州的规定，必须保留或丢弃.
州法规概述在马萨诸塞州全州记录保留时间表. 请参阅本指南的记录管理部分. 如果你有你认为可能具有持久历史价值的材料, 但这不符合上面的列表, 请联系档案馆的工作人员讨论材料.
请致电617-228-2213或通过以下电子邮件与图书馆联系 BHCCLibrary@bhcc.edu 查看BHCC保留时间表文档以获取更多信息.
例外情况及政策修订
本馆保留最终决定是否将资料纳入本馆的权利，并可随时修改馆藏发展指南.
Ownership
为BHCC制作和由BHCC制作的记录被法律视为公共记录. 马萨诸塞州公共记录法规定，任何人都有权获取公共信息. (豁免申请. 另见马萨诸塞州普通法法规第27、36条.)
将记录移送档案馆的程序
以下是在将档案移交档案馆前的一般指引:
- 尽可能去除所有无关的紧固件(活页夹、橡皮筋、回形针). Metal fasteners rust; rubber bands lose elasticity over time and adhere to the surface of paper; many adhesives, 比如胶水, 胶带, 橡胶水泥, 喷贴胶, 久而久之会降解并弄脏纸张. 清除和限制使用这些材料将有助于防止未来对记录的物理和化学损害, 并确保它们长期保存在档案馆.
- 装在活页夹里的材料应该, 只要有可能, 从活页夹中取出，放在文件夹中.
- 海报不得贴在泡沫板上，不得卷起来用橡皮筋托住.
在带进或准备带进档案馆的材料时:
- 记录和材料应仔细收集，以保持秩序和完整性. 从单一来源收集的所有材料应尽可能地放在一起.
- 送到档案馆的文件和文件夹应小心地放在盒子里. 箱外应清楚标明:负责创建记录的部门/办公室/个人, 包装盒的个人名称, 日期框已填满, 按顺序排列的盒子数.
- 这些信息将有助于为档案保管员提供有关材料历史的必要信息, 并将提供一个联络点，如果有关具体项目的问题出现.
Example:
总统办公室
约翰•琼斯
二零零九年十二月一日
第1 / 2栏
- 创建框内文件夹/组/项的内容列表. 这将有助于档案保管员处理盒子, 并为理解方框包含的内容提供一个起点.
- 联络档案室，安排取件或送件事宜，并填写档案存单.
记录管理
BHCC档案工作人员随时为部门和办公室提供建议, 打印或电子, 应该保留, destroyed, 或转移到档案馆. 请致电617-228-2213或通过以下电子邮件与图书馆联系 BHCCLibrary@bhcc.edu 查看BHCC保留时间表文件或寻求任何形式的帮助.
Scope
BHCC档案的范围包括选定的学院出版物，教师 & 学生出版物, 机构和学术文件, 大学委员会记录, 校董会记录, 行政记录, 照片, 宣传, 皇冠官方APP下载记录. 详细信息请参见收集的材料类型 & 细节.
Storage
根据本文档的访问部分中所述的访问参数，对档案材料进行存储和访问.
将出版物转移到档案馆
负责每个行政和/或学术办公室的官员必须将每个出版物的两份副本发送给学院档案馆.
收集的材料类型
BHCC档案通过收集管理部门创建的材料来记录学院的历史, faculty, students, 和工作人员在大学期间. 档案馆是学院所有官方出版物的主要收集者. 以下出版物收藏(PC)代表了被认为具有档案价值的材料类型, 并因此被学院档案馆收藏:
- BHCC学术课程目录
- 课程描述 & schedules
- 学院官方日历
- 大学的宣传册
- 财政援助小册子
- BHCC健康服务项目信息
- 手册(学生和教师)
- 包括教员在内的通讯 & 员工通讯
- 学生和教职员杂志
- 学生及教职员报纸
- 学生活动通讯
- 校友会杂志及院系小册子 & booklets:
招生部，咨询中心，
继续教育，社区服务，BHCC
基金会、人力资源、学生事务、
规划部 & 发展,教学 &
学习中心、公共安全中心、自我指导中心
学习、电子学院、图书馆等. - Faculty & 员工的出版物
- BHCC教员 & 工作论文
- BHCC海报
- 大学活动项目:毕业典礼、毕业典礼等.
档案馆收集由学院制作和为学院提供活动记录的各种文件. 历史文件包括学院校长办公室的官方记录, NEASC认证记录, 委员会议程及会议记录(包括校董会会议), 评估及报告, 以及事件程序记录. 只有经档案馆认定具有持久历史价值的学院记录才会被接受.
以下BHCC文件集合(记录组/ RC)是档案集合的一部分，并且该列表继续扩展.
- BHCC董事会会议记录
- 学术部门
- Alumni
- 学生活动办公室
- 皇冠官方APP下载
- Advising & 咨询
- 卫生服务
- 残疾支援服务
- Grants & mini-grants
- 休假的报告
- BHCC学院论坛纪要
- 委员会会议记录:管治委员会;
教务委员会、课程委员会、
学生服务、毕业颁奖委员会、
图书馆委员会、长远规划委员会、
专业发展小额奖助金委员会
委员会、通识教育委员会等.